会議やセミナーでの議事録作成や文字起こし、まだ事務員に任せたり、アウトソーシングしている企業は多いのではないでしょうか？でも、今すぐその方法をやめて、もっと効率的に自分で行える方法を試してみましょう。今の時代、AIツールを活用すれば、わざわざ時間をかけて手入力する必要はなく、簡単に議事録や文字起こしが完了します。
Zoomの「AI Companion」でミーティング中の会話を文字化
まず、もしあなたがZoomのホストでミーティングを行う場合、便利な機能が「AI Companion」です。この機能を利用すると、AIがミーティング中の会話をリアルタイムで文字起こしし、自動で要約してくれます。これにより、議事録作成が非常に簡単になり、会議後に時間をかけて手動でまとめる手間が省けます。
AI Companionはミーティングに加えて、通話やSMSメッセージ、Zoom Phoneのボイスメールなどにも対応しており、さまざまなシチュエーションで活用することができます。自動化された要約機能により、事務作業を大幅に効率化できるでしょう。
音声ファイルを使った文字起こし
もし会議ツールを使用せず、音声ファイルのみが手元に残っている場合でも、文字起こしは簡単にできます。例えば、Microsoft Wordのディクテーション機能を活用する方法があります。この機能を使えば、音声ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしをしてくれます。
Microsoft Wordのディクテーション機能の使い方
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Wordを開き、ディクテーション機能を有効にする
Wordのメニューからディクテーションを選択します。 -
音声ファイルをアップロード
「トランスクリプト」を選び、音声ファイルをアップロードするだけで、AIが自動的に文字起こしを開始します。
音声ファイル文字起こし
この方法では、音声を文字に起こす手間を大幅に省け、効率的に会議やセミナーの内容を記録することができます。
ChatGPTで要約・議事録化
文字起こしが完了したら、次はその内容を要約して議事録にまとめる作業です。オンラインで利用できるAIツール、特にChatGPTを使うと、より効率的に議事録作成が進みます。ChatGPTは、無償で使えるだけでなく、「あのー」や「えーと」などの無駄な音声や文字列もきれいに取り除いてくれます。また、議事録のレイアウトや出力時のフォーマットを指示することも可能です。
このようなツールを使えば、会議の内容を整理する手間を省き、時間の短縮が可能になります。さらに、手動での修正を最小限に抑えることができるため、作業効率が飛躍的に向上します。
ChatGPTの使用時のリスク管理
しかし、AIツールを利用する際にはいくつかの注意点もあります。特に、個人情報が含まれている場合は慎重に取り扱う必要があります。音声データやテキストデータをChatGPTなどのAIツールに入力する前に、必ず個人情報が含まれていないかを確認しましょう。
さらに、情報漏洩リスクを軽減するために、念のためオプトアウト申請を行い、AIに入力した内容が学習されないように設定することをおすすめします。このような対策を講じることで、セキュリティ面でのリスクを抑え、安全にツールを利用できます。
まとめ：AIツールで事務作業の効率化を図ろう
議事録作成や文字起こしは、もはや手動で行う時代ではありません。ZoomのAI Companionや、Microsoft Wordのディクテーション機能を使えば、面倒な入力作業を省き、効率的に業務を進めることができます。さらに、AIツールを使えば、会議内容の要約や議事録作成も簡単にでき、業務の生産性が大幅に向上します。
ただし、AIツールを使う際は、情報漏洩やセキュリティリスクにも注意を払い、適切な設定を行うことが大切です。AIを上手に活用して、事務作業の効率化を図り、より多くの時間を本業に使えるようにしましょう。
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