Google Apps Scriptで売上データの通知を自動化！営業と経理の連携をスムーズに - 業務自動化で脱・手作業！一人事務のDX活用術

Google Apps Scriptで売上データを自動通知！営業と経理を連携

日々の業務の中で、データが更新されたタイミングで素早く確認したいというニーズは多いのではないでしょうか。

業務効率化の一環として、売上データがGoogle スプレッドシートで更新されると、即座にメールで通知が送られる仕組みがあればとても便利です。

この記事では、Google Apps Script（GAS）を活用し、営業チームが入力した売上データを経理チームに自動で通知し、その後経理チームが承認した際に営業チームにも通知が届くスクリプトの作成方法をご紹介します。

GASとは？

GASについての説明や初回導入手順については、以下の記事をご参照ください。

⑥権限と確認と承認の欄に、初回導入手順が記載されています。

keiridx.net

利用シーンの想定

多くの企業では、営業チームが日々売上データを入力し、そのデータを経理チームが確認・承認するという流れが一般的です。この作業は時として手間がかかり、確認漏れや通知の遅れが業務に支障をきたすこともあります。しかし、GASを活用すれば、スプレッドシートの更新が即座にメール通知となり、手動での確認作業や通知が不要になります。

自動化の流れ

今回は、売上データがスプレッドシートに更新された際に自動的にメール通知を送信し、ステータスが「確定済」に変更される仕組みを作ります。また、経理が承認した後には営業チームに通知が送られる仕組みも実装します。

① スプレッドシートの準備

まず、Google スプレッドシートを準備し、営業チームにそのシートを共有します。シートには、以下のような列を設定しておきます。

Google Apps Scriptで売上データを自動通知！営業と経理を連携

E列に売上内容を書き込み、OKになったらステータスを「未確定」にすると、経理チームにメール通知され、G2セルの承認ステータスが「未確定」になるように作ります。

② GASでコードを書く

次に、Google スプレッドシート内でGASのコードを記述します。

以下の手順でスクリプトを作成します。

スプレッドシートを開き、「拡張機能」→「Apps Script」を選択します。
以下のコードを記述します。

// 営業側 - E列に「未確定」のデータがあれば、メール送信後に「確定済」に変更
function onEdit(e) {
if (!e) {
Logger.log("イベント情報が取得できませんでした。");
return;
}

var sheet = e.source.getSheetByName("売上データ");
if (!sheet) return;

var range = e.range;
var row = range.getRow();
var col = range.getColumn();

// E列（ステータス）の変更をチェック
if (col === 5) { // E列が変更された場合
var status = sheet.getRange(row, 5).getValue(); // ステータス（E列）

// ステータスが「未確定」の場合
if (status === "未確定") {
var salesPerson = sheet.getRange(row, 2).getValue(); // 営業担当者
var customer = sheet.getRange(row, 3).getValue(); // 顧客名
var amount = sheet.getRange(row, 4).getValue(); // 売上金額

// メール送信
var recipient = "経理のメールアドレス"; // 経理のメールアドレス
var subject = "【売上データ更新】" + salesPerson + "の売上が登録されました";
var body = "営業担当: " + salesPerson + "\n顧客名: " + customer + "\n売上金額: ¥" + amount + "\nステータス: 未確定\n\n確認をお願いします。";
MailApp.sendEmail(recipient, subject, body);

// ステータスを「確定済」に変更
sheet.getRange(row, 5).setValue("確定済");

// G2セルを「未確定」に戻す
sheet.getRange("G2").setValue("未確定");
}
}

// G2セルが変更された場合（経理側）
if (range.getA1Notation() === "G2") {
Logger.log("G2セルが変更されました");

// G2セルが「承認済」に変更された場合
if (sheet.getRange("G2").getValue() === "承認済") {
var recipient = "営業チームのメールアドレス"; // 営業チームのメールアドレス
var subject = "【売上確定】売上が承認されました";
var body = "売上データが承認されました。処理が完了しました。";

// ログを確認して、メールが送信されるかをチェック
Logger.log("メール送信: 営業チームに通知します");
MailApp.sendEmail(recipient, subject, body);
}
}
}