クラウド会計の最大のメリットは、明細の取得を自動で行い、仕訳処理を自動化できる点にあります。自動仕訳機能によって、手作業での入力ミスを防ぎ、経理業務の効率化を実現できるのは魅力的ですが、実際には明細の取得が使いにくいと感じるケースも存在します。今回は、クラウド会計をより使いやすくするための小技を3つご紹介いたします。
① 入金・出金明細の取得
クラウド会計の自動仕訳は、通常、銀行やクレジットカードの明細をもとに処理されます。しかし、明細行が複数枚にわたる場合や、売掛金の入金が複数の部門に分かれている場合、また手数料が複数行に渡って記載される場合など、仕訳のルールが複雑になり、CSVインポートでの一括登録が有効になるケースがあります。
▼こんな仕訳は入力が手間
小技：RPAを活用した明細取得と仕訳自動作成
具体的には、RPAツールを使ってWebから入金明細を自動で取得し、必要な仕訳を生成した上でクラウド会計にインポートします。
例えば、
2/10
支払手数料 50000
のように複数行の仕訳を立てておいて、
2/10に入金があったタイミングで
預金350000／売掛金（仮）350000
として処理する仕組みです。これにより、預金側の仕訳をシンプルに保ちながら、連携ミスや手入力の工数を大幅に削減できます。
② 未来日付用の仮口座
クラウド会計では、取引の自動連携が基本となりますが、支払い内訳などを備忘録として事前に入力しておきたい場合や、複数の作業者がいる環境では、先に仕訳を打ち込んでおきたいケースが存在します。その場合、未来日付で通常に「預金／売掛金」などとして処理すると、実際に明細が取得されたときに重複してしまいます。
小技：未来日付用の仮口座の設定
ここで、あらかじめ「未来日付口座」という勘定科目を作成します。この仮口座に、一時的に仕訳を振り分けておき、実際の入金や出金が発生したタイミングで再確認します。
具体的には、はじめに
①2/29 費用/未来日付口座
として登録しておき、実際に2/29が到来したときに
②2/29 未払金/預金
と仕訳をし、
③①の仕訳を 費用/未払金
に修正するような流れです。
これにより、未来日付の取引を整理しながら、正確な仕訳が可能になります。
③ 買掛明細の再取得
買掛金をシステム連携していないケースでは、通常通りに仕入or未払を立てておけば良いですが、買掛の計上を支払システムと連動しているケースでは、貸方の買掛金額が支払額に一致しなければなりません。
そのためどうしてもシステム上での入力を余儀なくされてしまい、複数行の入力や手作業が必要となる場合があります。
小技：買掛明細の再取得と仕訳ルールの工夫
まず、ソフト側で「買掛金／買掛金」という仕訳を切り、CSVインポートで費用／買掛金の明細を流し込みます。のちに計上内訳を追えるように、メモ欄に確認用のコメントをいれておくことで確認しやすくなります。
まとめ
クラウド会計は、本来、手作業を極力排除し、正確な自動仕訳で経理業務を効率化するために設計されています。しかし、シンプルな仕組みゆえに、明細の取得方法によっては運用上の工夫が必要になる場合もあります。
・入金・出金明細の取得にRPAを組み合わせることで、複雑な仕訳処理をシンプル化。
・未来日付用の仮口座を活用することで、重複仕訳を防止。
・買掛明細の連携は買掛金をいったん吐き出し再仕訳することで対応する
このような小技を取り入れることで、クラウド会計の利便性をさらに向上させ、業務効率化を実現できます。自社の運用状況に合わせ、賢くシステムを活用していきましょう。
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