Outlookの受信トレイには日々大量のメールが届き、手作業で添付ファイルを保存するのは時間と労力がかかります。特に業務で頻繁にファイルを受け取る場合、手動管理は非効率です。
そこで今回は、Power Automate Desktop（PAD）を活用してOutlookの添付ファイルを自動保存する方法と、取引先に一括送信する方法を解説します。
初心者でも簡単に取り組めるよう、分かりやすいステップで説明するので、ぜひ業務効率化に活用してください。
1. Power Automate Desktop（PAD）でOutlookの添付ファイルを自動保存する手順
準備：PAD環境の整備
まずは、PADがすでにダウンロード・インストールされている前提で進めます。PADを起動後、【＋新しいフロー】から新しいフローを作成してください。これにより、各アクションをドラッグ＆ドロップで追加できる環境が整います。超基礎編でレコーダーの利用方法なども説明していますので参考にしてください。
手順1：Outlookの起動
最初のステップは、Outlookを自動で起動するアクションの追加です。
PADには「outlookを起動します」というアクションが用意されており、デフォルトではOutlookインスタンスが「OutlookInstance」として設定されています。そのため、特に変更せずにそのまま保存すればOKです。
以下のようなアクションが生成されます。
手順2：メールメッセージの取得
次に、受信トレイからメールメッセージを取得するアクションを追加します。
- Outlookインスタンス：%OutlookInstance%
- アカウント：自分のメールアドレス
- メールフォルダ：指定のフォルダ名（例：受信トレイ\test）
- 取得方法：すべてのメールメッセ―ジ
- 添付ファイル：添付ファイルを保存します
- 添付ファイルを次に保存します：指定のフォルダパス
さらに、取得するメールの条件を設定してください。
例えば、件名に「×××のお知らせ」が含まれるメールを対象とする場合「件名」欄に、「×××のお知らせ」と指定など
【注意点】指定のフォルダ名については正確に記述ください。
たとえば、受信トレイ直下に「test」というフォルダが存在する場合は、
「受信トレイ\test」と入力します。
★新着のメッセージ（未読）から添付ファイルを一括ダウンロードしたい場合
取得【すべてのメールメッセージ】を、【未読のメールメッセージのみ】に変更します。これにより、未読のメッセージのみから添付ファイルを保存するようになります。
▽全体フロー
2ステップでとても簡単です。
添付ファイルの一括保存ができたら、メール送信についても試してみてください！
2. 【応用編】取引先に一括送信する方法
メール送信や添付ファイルの保存などの基本操作に慣れたら、Excelリストから取引先へ一斉送信メールを送るフローにもチャレンジしてみましょう。先ほどダウンロードした添付ファイルをそのまま送付することもできます。
以下の手順で簡単に実現できます。
（前回から引き続き行う方は、新しいフローを作成してアクションを追加してください）
準備：Excelリストの用意
まず、取引先のリストが入ったExcelファイルを準備します。このリストを基に、各取引先へメールを送信するフローを作成します。
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手順1：Outlookを起動
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エクセルを起動してリストを開く
PADの「Excelを起動します」アクションで、リストが保存されているファイル（例：C:\×××\〇〇〇\▽▽▽\tttt.xlsx）を開きます。自動的にExcelインスタンスが「ExcelInstance」として設定されるので、そのまま保存します。
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Excelワークシートからデータを読み取る
「Excelワークシートから読み取る」アクションを利用し、使用可能なすべての値を変数（例：ExcelData）に格納します。【ポイント】詳細→範囲の最初の行に列名が含まれていますをONにしておきます。
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For eachアクションで繰り返し処理
取得したExcelDataの各行を「For each」アクションでループ（繰り返し）処理をし、各取引先に対してメール送信の処理を実施します。
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メール送信アクションの設定
ループ内に「outlookからメールメッセージの送信」アクションを追加します。各取引先のメールアドレスと会社名を利用して、カスタマイズされたメールを一斉送信します。件名や本文は自由に設定できるため、プロモーションやお知らせなど、目的に合わせたメール配信が可能です。ここで、CurrentItem["メールアドレス"]やCurrentItem["取引先"]など、ヘッダー名でデータを取り出せるようになっていますので、状況に応じて設定します。
▽アクションをループ内に配置
- 全体フロー
※ループや変数設定の考え方についてまとめている記事もあるのでご確認ください。 メール送信ができたら、簡単にできる練習素材をいくつか試してみるのもおすすめです
▼超簡単！3-5ステップでできるRPA練習用素材はこちら
▼DLした複数の添付ファイルをOutlookで一括送信したい場合はこちらkeiridx.net
まとめ
Power Automate Desktop（PAD）を活用すれば、Outlookのメール管理を自動化し、業務の効率を大幅に向上させることができます。
今回紹介した「添付ファイルの自動保存」と「取引先への一括送信」は、基本的なフローですが、応用すればさらなる業務効率化が可能です。ぜひこの方法を活用し、スマートなメール管理を実現してください。
▼Power AutomateクラウドフローorGAS(Google Apps Script)で添付ファイルを自動保存したい方はこちら
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