RPA化をはじめるにあたり、業務自動化ツールとして注目される「Power Automate」。しかし、Power AutomateとPower Automate Desktopの違いについて疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。端的に言えば、違いは「ローカル向けソフトかクラウド向けソフトか」という点です。今回は、M365ユーザーである私が無償で使える範囲でPower Automateの基本的な使い方を解説します。
Power AutomateとPower Automate Desktopの違い
まず、Power Automate DesktopはWindowsに標準装備されており、個人利用や小規模な自動化タスクであれば無償で利用可能です。一方、クラウド向けのPower Automateは、Microsoft 365ユーザーであれば追加料金なしで使えます。
どちらも高機能版を使うにはプレミアムプランへのアップグレードが必要ですが、今回は無償で利用できる範囲で解説します。
Power Automateの優れている点は、Power Automate Desktopで制限されているスケジュール機能（トリガー）の実行が行えることです。
これにより、定期的な処理やクラウドツール（SharePointやOneDriveなど）へのアクセスが可能になります。
たとえクラウドツールとデスクトップツールを連携させる場合は有償プランが必要になることもありますが、今回はクラウドツール単体で活用できる範囲にフォーカスします。
今回のテーマ：定期メール送信の自動化
今回は、Power Automateを使って、超初心者向けに「トリガーを使った定期メール送信」の方法を解説します。手順はシンプルで、Power Automateにログインしてから定期実行フローを作成するだけです。以下のステップに沿って進めていきましょう。
① Power Automateにログイン
まず、Webブラウザから https://make.powerautomate.com/ にアクセスし、Microsoft 365アカウントでログインします。これで、クラウド上で自動化フローを管理できるようになります。
② 日本語に設定しなおす
初回アクセス時は英語サイトが表示されることがあります。出鼻をくじかれるとやっかいなので設定を修正しましょう。
右上の歯車アイコンから「View all Power Automate Settings」をクリックし、Language設定を日本語に変更して「SAVE」ボタンを押してください。これで、操作画面が日本語になり、使いやすくなります。
③ フローの作成
左のサイドバーから「作成」をクリックし、テンプレート一覧が表示されます。今回は「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。スケジュール済みクラウドフローは、定期的に自動実行できるため、メール送信などの繰り返しタスクに最適です。
④ スケジュール設定
フローの作成画面で、フロー名と開始時刻、繰り返し間隔などのパラメーターを設定します。
こちらの画面から操作する場合は上を設定すれば自動的に組み込まれますが、パラメーター画面から設定する場合には、時刻設定に注意が必要です。
例えば、毎日朝9時に定期メールを送信する場合は、ISO 8601形式で「2024-03-19T09:00:00+09:00」のように指定することになります。
今回は上のフロー設定時に設定すれば自動でセットされるため、このまま進みます。
⑤ アクションの追加
トリガー設定が完了したら、「+」ボタンをクリックしてアクションを追加します。
今回は、Office 365 Usersコネクタの「マイプロフィールの取得_V2」アクションを追加します。
マイプロフィールを取得することで、サインイン中のユーザーのプロフィール（メールアドレス、表示名など）を自動取得してきます。
特に入力は必要なく、そのまま利用できます。
⑥ 定期メール送信の設定
次に、メール送信アクション（Office 365 Outlookの「メールの送信 (V2)」など）を追加します。
メール送信アクションでは、宛先、件名、本文などを設定します。
「マイプロフィールの取得_V2」で取得した情報を挿入することで、パーソナライズされたメールが送信できるようになります。
⑦ 保存してテスト実行
全ての設定が完了したら、右上の「保存」ボタンをクリックし、フローをテスト実行します。エラーがなければ、指定したスケジュールで自動的にメールが送信されるようになります。
まとめ
今回のブログでは、初期設定向けに、定期メール送信の自動化を例に、Power Automateにログインする方法、日本語設定、フローの作成、トリガーとアクションの追加、そしてテスト実行の流れを説明しました。これにより、Power Automateの基本操作と自動化の仕組みが理解できると思います。
RPAや業務自動化に興味がある方は、ぜひPower Automateを試してみてください。自動化によって日常業務が大幅に効率化され、時間やコストの削減につながるはずです。
次回は、さらに進んだ活用例や応用編を紹介する予定ですので、お楽しみに！
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