Googleフォーム×GASで在庫管理を自動化！在庫チェックの手間をゼロに

オフィスや施設で備品の在庫管理をする際、kintoneなどの専用アプリを利用することもありますが、在庫数が少なく、「もっと手軽に始めたい」「無料で導入したい」と考える場合も多いでしょう。

GoogleフォームとGoogle Apps Script（GAS）を活用すれば、簡単に在庫管理を自動化することができます。本記事では、その方法を詳しく解説します。

1. Googleフォームを作成する

まず、Googleフォームを作成し、以下のような項目を設定します。

使用者名
使用備品（マーカー、ふせん、消しゴム等）（必須）
個数（必須）

次に、Googleフォームの回答をスプレッドシートに保存します。

Googleフォームの編集画面で「回答」タブを開く。
「スプレッドシートで回答を表示」をクリックし、スプレッドシートを作成。

これで、使用者がフォームを送信すると、回答が自動でスプレッドシートに記録されるようになります。

Googleフォーム×GASで在庫管理を自動化！在庫チェックの手間をゼロに

※スプレットシートの詳しい設定の方法は下記の記事も参考にしてください

keiridx.net

2. 備品用のQRコードを作成し、キャビネットに添付

紙ベースの管理から電子化する際に、使いやすさを考慮することが重要です。

そこで、各備品のキャビネットにQRコードを添付し、使用者がスマホで簡単に申請できる仕組みを導入します。

QRコードの作成方法

Googleフォームの編集画面で、右上の「︙（三点リーダー）」をクリック。
「フォームに事前入力」を選択。
固定したい項目（例：マーカー）を選択し、個数を1に指定。
「リンクを取得」をクリックし、コピー。
QRコード作成サイトで取得したリンクのQRコードを生成。
QRコードを各備品のキャビネットに貼り付け。

これにより、使用者はQRコードを読み取るだけで、簡単に備品使用の申請を行えます。

QRコード無料作成サイトは下記の記事で紹介しています。

keiridx.net

3. 在庫管理シートを作成

Googleフォームの回答を受け取るスプレッドシートとは別に、在庫表のシートを追加します。

A列：商品名（マーカー、ふせん、消しゴムなど）
B列：在庫数（初期在庫を設定）

4. GAS（Google Apps Script）で在庫を自動更新

次に、GASを利用して、フォーム送信時に自動で在庫数を更新し、閾値を下回った場合にメール通知を送るようにします。

▼【参考】GASとは？初回導入手順はこちら

keiridx.net

スクリプトの記述

function updateStock() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var responseSheet = sheet.getSheetByName("**********");  // フォームの回答シート
  var stockSheet = sheet.getSheetByName("**********");  // 在庫管理シート

  var lastRow = responseSheet.getLastRow();  // 最新の回答行を取得
  var usedItem = responseSheet.getRange(lastRow, 3).getValue();  // 使用備品名（C列）
  var usedQty = responseSheet.getRange(lastRow, 4).getValue();  // 使用個数（D列）

  var stockData = stockSheet.getDataRange().getValues();  // 在庫表の全データ取得

  for (var i = 1; i < stockData.length; i++) {  // 1行目はヘッダーなので2行目から処理
    if (stockData[i][0] == usedItem) {  // 使用した備品が在庫表にあるか確認
      var currentStock = stockData[i][1];  // 現在の在庫数
      var newStock = currentStock - usedQty;  // 在庫数を減算

      stockSheet.getRange(i + 1, 2).setValue(newStock);  // 在庫表の在庫数を更新

      if (newStock <= 3) {  // 在庫が3以下になったら通知
        sendStockAlert(usedItem, newStock);
      }
      break;
    }
  }
}

// 在庫不足の通知を送る関数
function sendStockAlert(item, stock) {
  var recipient = "***********************";  // 通知を受け取るメールアドレス
  var subject = "【在庫アラート】" + item + " の在庫が少なくなっています";
  var body = "現在の " + item + " の在庫数は " + stock + " です。\n補充をお願いします。";
  MailApp.sendEmail(recipient, subject, body);
}