最近、企業の業務効率化の一環として、社内稟議のDX化（デジタル化）が進んでいます。電子署名を使った承認フローや、ワークフロー管理ツールを導入することで、紙ベースの手続きを大幅に簡素化できるようになっています。しかし、そんな中で意外に見落とされがちなのが、ツール選びを間違えると「社内稟議の法的効力が失われる」という事実です。
「社内稟議にも法的効力が必要なの？」と思った方もいるでしょう。
今回は、DX化が進む社内稟議において、どのような法的効力が求められるのか、そしてそれを担保するためには何に気をつければ良いのかを解説していきます。
社内稟議の法的効力とは？
社内稟議とは、企業内で行う承認・決裁のプロセスであり、一般的には予算の承認や契約の締結、重要な意思決定をするために使われます。
このプロセスには法的効力が必要とされることが多いです。
特に、取引先との契約に関連する稟議や大規模な資産の購入、投資の決定など、企業の活動に影響を及ぼす重要な決裁には、しっかりとした証拠が必要です。
例えば、企業が外部との契約を締結する際、その契約内容が適法であり、またその決定が適切であったことを証明するためには、稟議書や承認が証拠として残っている必要があります。
このため、紙ベースや電子化された稟議書にも法的効力が求められるのです。
電子化によるリスク
では、DX化によって社内稟議が電子化された場合、どんなリスクが生じるのでしょうか？
電子署名を利用した社内稟議の承認は、手軽で効率的ですが、リスクも伴います。
例えば、不正アクセスや署名の偽造が起こる可能性です。もし、電子署名が改ざんされたり、不正に使用されてしまった場合、その承認が法的に無効と見なされることも考えられます。
これにより、稟議の結果として得た契約や決定が法的に無効になり、企業に大きなリスクをもたらすことになります。
また、デジタル署名に使用されるプラットフォームの選定も重要です。全ての電子署名サービスが法的効力を持つわけではなく、電子署名法や商法に準拠したシステムを選ばないと、万が一の時に法的効力を証明できない場合もあります。
法的効力を保つためのポイント
では、電子化された社内稟議でも法的効力を保つためには、どんな点に気をつけるべきでしょうか？
端的に言えば、法的効力が必要となるような取引先との契約に関連する稟議や大規模な資産の購入、投資の決定など、企業の活動に影響を及ぼす重要な決裁には、有料の電子署名サービスを利用して決裁を残しておくことです。
たとえば、GMOサインやクラウドサインなどの有料の電子署名サービスを利用すれば、法的な根拠を担保できます。
無料のワークフローは使えないの？
無料のワークフローツールや、Teamsの承認機能は社内稟議には使えないの？というと、そういうことではありません。
以前の記事でも、PowerAutomateでTeamsで社内承認を得る方法についてまとめました。
たとえば、NotionやTrelloなどの無料電子承認ツールは、タスク管理だけでなく、承認フローを電子化する機能も備えています。
承認者に承認依頼を自動で送信し、結果を記録として残せるため、小規模な企業での備品発注などの社内稟議においては十分だといえるでしょう。
あくまでも紙から電子にするとハンコのような法的証明能力が薄くなるということであって、だからといってすべて紙にするのも非効率です。
雇用契約書や社外との契約書、取引先との契約に関連する稟議や大規模な資産の購入、投資の決定などには有料の電子署名サービスの活用が必要になるという点はおさえ、正しくDX化を進めていけばトラブルの際にも安心です。
まとめ
社内稟議のDX化（電子化）は、業務の効率化に大きく貢献しますが、その過程で法的効力を保つことの重要性を忘れてはなりません。電子署名を導入する際は、本人確認や改ざん防止など、法的効力を担保するための措置を講じることが大切です。
法的リスクを避けながら、うまくデジタル化を進めていきましょう。
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