無料でできる業務効率化ツールといえば？
DXに関心がある経営者の方なら、業務の効率化のためにタスク管理ツールを導入しようと考えたことがあるかもしれません。
社員の業務状況を視覚的に把握できる便利なツールではありますが……正直、筆者自身「これがあって良かった！便利！」と感じたことはほとんどありません。
今回は、タスク管理ツールが効率化を生むとは限らない？というお話をしたいと思います。
タスク管理ツールの導入で効率化？ それとも手間？
私が以前いた会社の社長は、DXツールの導入に積極的な人でした。
それが私がDXツールを知るきっかけとなり、効率化にハマるようになった理由でもあります。
しかし、「これは便利！」と感じるツールもあれば、「微妙どころか手間が増えただけ……」と感じるツールもありました。
その代表例が、タスク管理ツールです。
その会社では、コミュニケーションツールとしてサイボウズを利用していました。
サイボウズにはカスタマイズ次第でタスク管理機能を追加することも可能なのですが、社長が「業務の見える化のためにBacklogを導入しよう」と言い出しました。
その結果、
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毎日日報を書く
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サイボウズにタスクを登録する
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Backlogにもタスクを登録する
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口頭でも進捗を報告する
と、報告が何重にも重なり、効率化どころか単純に作業が増えてしまいました。
タスク管理ツールが逆に業務を圧迫するケース
タスク管理ツールは、うまく運用できれば効率化に貢献するはずです。
しかし、
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上司がツールを導入しても、ほとんど見ない
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進捗が書かれているのに、結局口頭での報告を求められる
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日々のタスクが変動し、毎日更新する手間が増える
といった状況になると、社員が「これ、タスク管理ツールの意味ある？」と感じてしまうのも無理はありません。
特に、タスクが流動的で変化が激しい業務では、「ツールに登録すること」自体が目的になってしまい、本来の業務の妨げになることもあります。
タスク管理ツールを導入する際に気をつけるべきこと
では、タスク管理ツールを有効に活用するにはどうすればよいのでしょうか？
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ツール導入の目的を明確にする
何のためにタスク管理ツールを導入するのかを最初にしっかり決めておくことが重要です。 -
ツールの運用ルールをシンプルにする
「報告が重複しないようにする」「タスクの登録方法を統一する」など、できるだけシンプルな運用ルールを設けると負担が減ります。 -
ツールを活用する側が、実際に使えるようにする
上司が「導入したけど見ていない」では意味がありません。活用できる仕組みを作ることが大切です。
結局、タスク管理ツールは業務効率化につながるのか？
正直なところ、筆者自身はタスク管理ツールの便利さを実感したことがあまりありません。日々の業務はTODOリストやリマインダーなどの簡易なものがあれば事足りるためです。（筆者は特に一人経理だったためチームに進捗共有しなければならないことも多くありませんし…）
しかし、それは「ツールそのものが悪い」のではなく、「運用の仕方が悪かった」からではと思います。
タスク管理ツールがうまく機能すれば、業務の効率化につながる可能性は十分にあります。特に、
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チームでの業務進捗を共有したい場合
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タスクが多く、整理が必要な場合
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上司・部下間での報告をスムーズにしたい場合
などには役立つでしょう。
結局のところ、「ツールを使いこなせるかどうか」が鍵になります。
導入を検討する際には、ツールの運用ルールを整え、社内でしっかり活用できるかどうかを見極めることが大切です。
私自身はまだ「タスク管理ツールが最高に便利！」と感じたことはありませんが、賢く使えばきっと業務効率化につながる……はず。そう信じたいですね。
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