タスク管理ツールは、日々の業務を効率的に進めるためにとても重要なツールですが、正直、私自身その重要性をあまり感じていませんでした。
ところが、最近Trelloというツールが非常に優秀だと耳にし、試してみることにしました。
特に、承認の自動化やSlackとの連携ができるという点が魅力的だったので、早速無料プランで使ってみました。
今回はその使い方と感想をお伝えします。
①まずはTrelloに登録
Trelloを使い始めるには、まず公式サイト（Trello公式サイト）でアカウントを作成します。
登録の際は、Eメールアドレスやユーザー名を入力し、ボード名やプロジェクト名などを設定します。
この設定は後から変更できるので、最初は適当に入力しても問題ありません。あまり考えすぎる必要はなく、直感的に進めていけます。
ただし、ぼんやりしていると、TrelloからJiraという別のツールに飛ばされてしまい、あれ？となるので注意が必要です。
②TODOとして使ってみる
登録が完了すると、Trelloのメイン画面に移動します。ここでは、カードというタスクの進行状況を「To Do」「進行中」「完了」といったリストにドラッグ＆ドロップするだけで簡単に管理できます。
タスクが進行するごとにカードを移動させて、今どのタスクがどこまで進んでいるかが一目でわかるので、非常に見やすいです。
タスクが増えても、シンプルで直感的なインターフェースなので初心者でも問題なく使えると思います。
③自動化したい
次に、私はTrelloを単なるタスク管理ツールとして使うだけでなく、自動化にも挑戦してみました。
DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の観点から、単純なタスク管理以上の機能を活用したいと考えたからです。
今回は、タスクカードが「申請中」に移動した際に、自動的に上司に承認依頼を送るというワークフローを設定してみます。
Trelloでは、Power-Upという機能を使うことで、外部アプリとの連携が可能です。
まずは右側のサイドメニューから「Power-Up」を選択し、検索バーで「Slack」を探して追加します。
Slackの設定をすると、カード内でコメントをメンションしたときに通知が届くようにできます。この設定をしておけば、タスクに関する重要な通知がSlackを通じて即座に届くので便利です。
④カードが「申請中」に移動したらSlackに通知
次に、Trelloの「自動化」機能を使って、カードが「申請中」に移動した際にSlackで通知を送るルールを設定します。右側メニューにある「自動化」をクリックすると、Automation画面が表示されます。
その中から「Rules」を選び、「Card Move」→「when a card is added to list[申請中] by me」を選択します。これで、カードが「申請中」に移動したタイミングで、指定したアクションが実行されるようになります。右の＋を押すとアクションの設定にうつります。
⑤アクションを設定
Slackに通知を送るアクションを設定します。
「Slackアクション」から「Post Message」を選び、通知を送信するチャンネルを設定します。
その後、メッセージをカスタマイズすることもできます。例えば、「Trello 承認依頼: {cardname}」のように、カードの名前やリンクを含めたメッセージを作成することが可能です。
今回は、以下のように設定してみました。
Trello 承認依頼: {cardname} \n\n{username} が新しい承認リクエストを作成しました。\n詳細はこちら: {cardlink}
⑥動作確認
実際にカードを「申請中」に移動させてみると、設定した通り、Slackにメッセージが届きました。
これで、上司への承認依頼がスムーズに行えるようになり、タスク管理が一層効率的になりました。
承認依頼を受けたユーザーはWatchと、Quick actionでアクションを選べるようです。
コメントを選択し、Slack上から送信してみました。
⑦TrelloとSlackの連携を確認
Trelloに反映されました。
ちなみにQuick actionで「Move」に設定すれば、Slack上からカードを「完了」に移動できました。「承認完了」などのリストを作ってそこに移動しておけば、承認状態が一目でわかるようになりますね。
結論：Trelloは本当に優秀だった
Trelloを使ってみた感想は、非常に直感的で使いやすいツールだということです。
特に、タスクが一目で進捗状況を確認できるのが良い点でした。
さらに、Slackとの連携や自動化機能を活用することで、業務の効率化が進み、よりスマートにタスクを管理できるようになりました。
ただし、現在は15日間のプレミアム会員特典を利用して全機能が試せているため、無料プランでどこまで使えるのかはまだ不明です。（Trelloのみならず筆者はSlackの方も今は有料プランが使えているためそのせいもあるかもしれません）
今後、この機能が無料で使えるのかどうか気になるところです。もし無料で使い続けられるのであれば、設定も簡単でコードいらず、チャットツールとも連携ができ、非常に優れたツールと言えるでしょう。
ちなみに、無料プランでは③のPower-Upの設定が必要と言われていたので設定してみましたが、実際にはそれが必須ではなかったかもしれません。15日後にダウングレードされて機能が制限される可能性もあるため、その時点でどうなるかは分かりません。
今後、状況が変わったらブログで再度お伝えしようと思います。
ただタスク管理ツールとしては使いやすく、無料プランでも十分に役立つ機能が揃っているため、使う価値はあるツールだなと感じました。
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