Googleスプレッドシートは、複数人で共有・編集ができる便利なツールですが、意外と知られていない便利機能も多くあります。
今回は、GAS（Google Apps Script）を使わずにできる、Googleスプレッドシートの便利機能を紹介します。
1. コード不要でGoogleスプレッドシートの内容をバックアップする
Googleスプレッドシートは自動で保存されるため、基本的にデータが消えることはありません。しかし、誤って削除してしまったり、上書きされてしまったりすると困ることもあります。そんなときに役立つのが「変更履歴」機能です。
バックアップの方法
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Googleスプレッドシートの「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」を開く
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誰が、いつ、どのような変更を行ったのかを確認できます。
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元のデータを復元したい場合は、三点リーダーをクリックし「コピーを作成」または「復元」（復元の場合は最新のものが上書きされますのでご注意ください）を選択。
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特定のバージョンに名前をつける
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「変更履歴」画面で「最新の版に名前をつける」を選択すると、大切な変更を識別しやすくなります。
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大きな変更を加えたタイミングで名前をつけておくと、必要なときにすぐに復元できます。
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変更履歴の保存ルール
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Google側の最適化によって、短期間に大量の変更があった場合、履歴が統合されることがあります。
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極端に履歴が多いとスプレッドシートの動作が遅くなるため、定期的に整理するのもおすすめです。
- 不安な場合は、GASを利用してシートのバックアップを残したり、1年に一度ぐらいコピー&ペーストで旧版を残し、新しい版に切り替えるのも手です。スプレッドシートの自動バックアップ（簡易）のGASは下記で紹介しています。
2. 変更通知機能でリアルタイムに更新をキャッチ
Googleスプレッドシートには、変更があったときに通知を受け取る機能があります。
設定方法
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「ツール」→「通知設定」から設定
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通知の種類を選択
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「スプレッドシートが変更されたとき」
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「誰かがフォームに入力したとき」
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通知タイミングを選択
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「すぐに通知」
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「1日1回の要約を受け取る」
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特に、複数人で管理しているスプレッドシートでは、リアルタイム通知を設定すると、変更を見落とさずに対応できるので便利です。
チャットツールに連絡を入れたり、複雑な条件分岐が必要であれば別の方法になりますが、更新のたびに、単純にメール連絡ができれば良いという場合はこの機能が便利かもしれません。
また、編集通知のほかにコメント通知もあり、コメントでメンションされたときにだけ通知が来るような設定にもできます。
3. チャット機能でリアルタイムのやり取りが可能
Googleスプレッドシートでは、同時編集しているユーザー同士でリアルタイムに会話ができる「チャット機能」があります。
チャットの使い方
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右上の「参加者のアイコン」をクリックすると「チャット」が表示されます。
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同じスプレッドシートを開いているメンバーと、即座にやり取りが可能です。
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履歴は保存されないため、残したいやり取りはコメント機能を活用するとよいでしょう。
- ちょっとした引継ぎや情報共有などに便利です。
4. チェックボックス・評価・地図入力などの便利な挿入機能
Googleスプレッドシートには、データを整理・視覚化するための便利な機能も多数あります。
便利な挿入機能
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「挿入」→「チェックボックス」で追加可能。
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タスク管理やToDoリストの作成に便利。
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評価（星マークや数値評価）
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挿入→スマートチップ→評価などを利用して、5段階評価などを作成可能。
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地図入力
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住所を入力し、オンマウスで地図を表示させる機能。
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位置情報を管理する際に役立ちます。
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まとめ
Googleスプレッドシートには、GASを使わなくても便利な機能がたくさんあります。データのバックアップ、変更通知、リアルタイムチャット、チェックボックスや地図入力機能などを活用すれば、業務の効率が大幅に向上します。
ぜひ、これらの機能を活用して、より便利にGoogleスプレッドシートを使いこなしましょう！
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