事務処理を効率化したいけど、コストはかけたくない！
日々の事務作業に追われて、「もっと効率的に仕事ができたらいいのに」と感じたことはありませんか？
経理や請求書作成、スケジュール管理、メールの振り分けなど、事務作業は意外と時間を奪うものです。
特に小規模ビジネスやフリーランスの方にとっては、「本業に集中したいのに、雑務が多すぎる」と悩むことも少なくないでしょう。
そこで活用したいのが、事務作業を自動化できるDXツールです。
最近では、無料または低コストで使える便利なツールが数多く登場しており、さまざまな種類があります。
今回は、筆者が実際に使って便利だったツールだけを厳選し、「これなら業務がラクになる！」というものをご紹介します。
無料で試せるものも多いので、まずは「これは便利そうだな」と思うものから試してみてください。
【筆者おすすめ】事務業務を楽にするDXツール一覧
📑ファイル保存・メール・オンライン共有
-
ファイル保存：Googleドライブ
-
メール：Gmail
-
ファイル保存：OneDrive
-
メール：Outlook
-
オンライン共有：SharePoint
💡筆者のおすすめポイント
Google系は無料で使え、小規模ビジネスには特に向いています。
GAS(google Apps script)などプログラミングを駆使して無料でカスタマイズできる幅が広いのもGoogle系のメリット。
一方、Microsoft系はセキュリティ面で優れており、M365ユーザーなら無料で活用できる範囲が広いのが特徴です。
💻 RPA（業務自動化）
事務処理の自動化といえば！というぐらい、事務処理におけるRPAの活用は欠かせません。
-
RPAツール：Power Automate Desktop
💡筆者のおすすめポイント
Windows 11以降に標準搭載されており、無料で使える点が特に魅力です。
ビジネスで利用頻度の高いExcelやOutlookとの連携もスムーズで、RPA入門として最適。
導入には少し勉強が必要ですが、標準搭載されているため導入ハードルが低いのがポイントです。
▼Power Automate Desktop導入方法
📩 メール自動化
-
Gmail：Google Apps Script（GAS）
💡筆者のおすすめポイント
「特定のメールが来たらSlackやTeamsに通知」「ファイルが保存されたら自動でメール送信」など、多様な自動化が可能。
GASを使えばGmailの自動化が無料でできる一方、M365ユーザーならPower Automateを活用するのがおすすめ。どちらもRPA同様少し知識が要ります。
▼Power Automate(クラウド）導入方法
▼GAS初回導入
👫 チャットツール
💡筆者のおすすめポイント
SlackはGoogleカレンダーやZoomなど様々なツールと連携可能。 便利な機能が多いため、ITツールに慣れている方はSlackの方が便利。一方、Chatworkはシンプルな操作性で、ITツール初心者にも使いやすい設計です。
📺 リモートツール
💡筆者のおすすめポイント
小規模チーム向けのリモート接続ならこれで十分。
法人向けにはTeamViewerやSplashtopなどもありますが、個人利用ならGoogleリモートデスクトップでコストを抑えつつ対応可能。
▼Googleリモートデスクトップの導入方法はこちら
📅 スケジュール・タスク管理
-
スケジュール管理：Googleカレンダー
-
タスク管理：Trello（視覚的に見やすいタスク管理ツール）
💡筆者のおすすめポイント
Googleカレンダーはシンプルかつ初心者にも使いやすい。簡単なTODO作成もできるため、一人であればGoogleカレンダーのみでも事足りることが多いです。
タスク管理が必要ならTrelloが視覚的に分かりやすく、他ソフトと連携して自動化しやすいのでおすすめ。
🙏シフト管理・スケジュール調整
-
調整さん / TimeRex
💡筆者のおすすめポイント
TimeRexはGoogleカレンダーやOutlookと連携でき、アポイント調整に便利。
調整さんはシフト作成など、社内のスケジュール調整に最適。
以下のページで詳しく紹介しています。keiridx.net
💴経理・会計の自動化ツール
💡筆者のおすすめポイント
有料ツールを導入するなら、まずは会計ソフト。
銀行データやカード情報を自動で仕訳してくれるので、確定申告や帳簿管理が格段に楽になります。
※本来であれば無料で使えるツールのみを紹介したいところですが、実際、企業運営には有料の方が安心なツール、有料の方が圧倒的に楽になるツールがあります。
まとめてありますのでこちらも併せてご覧ください。
▼freee会計
▼MF(マネー
🤖AIツール
- ChatGPT（全般的にそつなく使える）
AIツールですが、本格的に業務で利用するなら有料版を選択するのが良いです。
無料版のAIは便利ではあるものの、精度や機能面で制限が多く、要するにポンコツです。ちまたで出回っているプロンプト等を利用すれば少しはマシになりますが、頻繁に使用するようになるとイライラしはじめ「有料版にしたい！」と感じる場面が増えてくるでしょう。
OpenAI側で戦略的にちょっとアホ気味に設定されていると思います。（筆者の個人的な感想です）
とはいえ、無料版でもビジネスメールの作成や簡単な仕訳、Excelエラーチェック、キャッチコピーの作成などには十分活用できます。
ChatGPTは全般的にそつなく対応できるため、まず試してみるにはおすすめの選択肢です。ちょっとしたAI活用を試したい場合は、ChatGPTから始めてみると良いでしょう。
まとめ
当ブログでは、小規模事業者や一人事務の方向けに、なるべく無料または低コストで業務を効率化する方法を紹介しています。
「本業に集中したい」「事務作業の負担を減らしたい」と思っている方は、ぜひ今回紹介したツールを試してみてください。 無料で利用できるものが多いので、まずは一つずつ導入してみるのがおすすめです。
業務の効率化を進め、ストレスフリーな働き方を実現しましょう！
▼この記事が役に立ったらブックマークをお願いします
