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GAS不要!Googleフォーム×Form Approvalsで無料承認フローを作成する方法

GAS不要!Googleフォーム×Form Approvalsで無料承認フローを作成する方法

Googleフォームで承認フローを作成したいけれど、Google Apps Script(GAS)のコードを書くのは難しいと感じていませんか?

そんな方におすすめなのが、Googleフォームのアドオン「Form Approvals」です。

このツールを使えば、GASなしで簡単に承認ワークフローを作成できます。

無料版では月20件まで承認リクエストを処理できるので、少量の申請であればコストをかけずに利用可能です。

本記事では、「Form Approvals」を活用してGoogleフォームに承認フローを組み込む方法を詳しく解説します。


「Form Approvals」とは?

「Form Approvals」は、Googleフォームのアドオンの一つで、組織向けの承認ワークフローを簡単に自動化できるツールです。

特徴

  • 無料プランあり(月20件の承認リクエストまで)

  • 管理者は1人のみ だが、承認者や申請者は無制限

  • 電子署名スプレッドシート連携が可能

  • 頻繁に使用する場合は有料プラン推奨($6/月〜)

公式サイト(料金プラン) https://formapprovals.com/pricing/


設定方法

1. Googleフォームの作成

まず、Googleフォームを作成します。

  1. Googleドライブを開き、「+新規」→「Googleフォーム」をクリック。

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  2. クリックやドラッグ&ドロップで質問を追加し申請内容(有給申請、残業申請、経費申請など)を設定。

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2. スプレッドシートの設定

  1. Googleフォームの「回答」タブを開く。

  2. スプレッドシートにリンク」をクリックし、回答を自動記録するスプレッドシートを作成。

    GAS不要!Googleフォーム×Form Approvalsで無料承認フローを作成する方法

3. 回答の編集を許可

  1. 「設定」タブを開く。

  2. 「回答の編集を許可する」をONにする。

    GAS不要!Googleフォーム×Form Approvalsで無料承認フローを作成する方法

    これにより、ユーザーが同じURLから何度でも申請可能になります。

4. 「Form Approvals」のインストール

  1. Googleフォーム右上の「︙」をクリックし、「アドオンを取得」を選択。

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  2. 「Form Approvals」を検索し、インストール。

    GAS不要!Googleフォーム×Form Approvalsで無料承認フローを作成する方法

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  3. インストール後、Googleフォームの右上にパズルのアイコンが表示される。

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5. 承認フローの設定

  1. パズルアイコンをクリックし、「Form Approvals」を開く。

  2. 使用地域を「Asia」に設定。

    GAS不要!Googleフォーム×Form Approvalsで無料承認フローを作成する方法

  3. 「Authorize now」をクリックし、作成を開始

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  4. 「+」ボタンをクリックし、承認者のメールアドレスを入力。

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  5. 「SAVE」ボタンをクリックして保存。


申請から承認までの流れ

1. 申請者がGoogleフォームを送信

Googleフォームを通じて申請を送信すると、承認者に通知メールが届きます。

GAS不要!Googleフォーム×Form Approvalsで無料承認フローを作成する方法

2. 承認者がメールで対応

承認者には「承認」「拒否」「コメント」の3つの選択肢が表示されます。

  • 承認 → ステータスが「Complete」に変更。

  • 拒否 → ステータスが「Declined」に変更。

  • コメント入力 → ステータスを「More info requested」に変更でき、再申請を依頼することが可能。

    GAS不要!Googleフォーム×Form Approvalsで無料承認フローを作成する方法

3. スプレッドシート進捗管理

申請のステータスはスプレッドシートに自動反映され、リアルタイムで進捗を管理できます。

GAS不要!Googleフォーム×Form Approvalsで無料承認フローを作成する方法


まとめ

Googleフォームの「Form Approvals」を活用すれば、GAS不要で簡単に承認フローを構築できます。

メリット

もし毎月の申請数が少ないなら、無料プランで十分運用可能です。

一方、頻繁に承認作業が発生する場合は、有料プラン($6/月〜)の利用を検討しましょう。

ぜひ「Form Approvals」を活用して、効率的なワークフローを構築してみてください!

 

▼関連リンク▼

経費精算の承認フローをGASで作成する方法(完全無料)

keiridx.net

Googleフォームの回答をスラックに通知する

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