Googleフォームで承認フローを作成したいけれど、Google Apps Script(GAS)のコードを書くのは難しいと感じていませんか?
そんな方におすすめなのが、Googleフォームのアドオン「Form Approvals」です。
このツールを使えば、GASなしで簡単に承認ワークフローを作成できます。
無料版では月20件まで承認リクエストを処理できるので、少量の申請であればコストをかけずに利用可能です。
本記事では、「Form Approvals」を活用してGoogleフォームに承認フローを組み込む方法を詳しく解説します。
「Form Approvals」とは?
「Form Approvals」は、Googleフォームのアドオンの一つで、組織向けの承認ワークフローを簡単に自動化できるツールです。
特徴
公式サイト(料金プラン): https://formapprovals.com/pricing/
設定方法
1. Googleフォームの作成
まず、Googleフォームを作成します。
2. スプレッドシートの設定
3. 回答の編集を許可
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「設定」タブを開く。
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「回答の編集を許可する」をONにする。
これにより、ユーザーが同じURLから何度でも申請可能になります。
4. 「Form Approvals」のインストール
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Googleフォーム右上の「︙」をクリックし、「アドオンを取得」を選択。
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「Form Approvals」を検索し、インストール。
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インストール後、Googleフォームの右上にパズルのアイコンが表示される。
5. 承認フローの設定
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パズルアイコンをクリックし、「Form Approvals」を開く。
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使用地域を「Asia」に設定。
- 「Authorize now」をクリックし、作成を開始
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「+」ボタンをクリックし、承認者のメールアドレスを入力。
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「SAVE」ボタンをクリックして保存。
申請から承認までの流れ
1. 申請者がGoogleフォームを送信
Googleフォームを通じて申請を送信すると、承認者に通知メールが届きます。
2. 承認者がメールで対応
承認者には「承認」「拒否」「コメント」の3つの選択肢が表示されます。
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承認 → ステータスが「Complete」に変更。
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拒否 → ステータスが「Declined」に変更。
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コメント入力 → ステータスを「More info requested」に変更でき、再申請を依頼することが可能。
3. スプレッドシートで進捗管理
申請のステータスはスプレッドシートに自動反映され、リアルタイムで進捗を管理できます。
まとめ
Googleフォームの「Form Approvals」を活用すれば、GAS不要で簡単に承認フローを構築できます。
メリット
もし毎月の申請数が少ないなら、無料プランで十分運用可能です。
一方、頻繁に承認作業が発生する場合は、有料プラン($6/月〜)の利用を検討しましょう。
ぜひ「Form Approvals」を活用して、効率的なワークフローを構築してみてください!
▼関連リンク▼
経費精算の承認フローをGASで作成する方法(完全無料)
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