パワーポイントの動画記録機能を活用した事務業務の効率化 - 業務自動化で脱・手作業！一人事務のDX活用術

リモートワークにも最適！引継ぎ負担軽減の方法

事務業務の引継ぎに役立つ便利ツール：パワーポイントの動画記録機能

事務業務の引継ぎを行う際、口頭で説明しながら手作業で進める方が多いのではないでしょうか。口頭での引継ぎはスムーズで楽ですが、説明したいときに該当の業務がすでに終了してしまっていることもありえます。また、引継ぎ書類を作成する際、何度も画面キャプチャを繰り返し、貼り付ける作業が手間になることもあるでしょう。

そこで今回は、引継ぎの効率化に役立つ便利ツールとしてパワーポイントの動画記録機能をご紹介します。

パワーポイントの動画記録機能とは？

この機能を使用すると、実際の操作画面を簡単に録画し、共有することが可能です。画面録画にはWindowsの録画機能や専用の画面キャプチャソフトを利用する方法もありますが、最も使用者のPC環境に依存しないのがパワーポイントでの録画方法です。

M365（Microsoft 365）がインストールされていれば標準装備されているため、新たにソフトを導入する必要がなく、すぐに活用できます。さらに、作業方法などを前後にテキストで記載すれば、手順を確認しながら動画を閲覧できるため、よりスムーズな引継ぎが可能になります。

パワーポイントでの録画手順

パワーポイントを立ち上げ、新しいプレゼンテーションを開く
「記録」タブから「画面録画」を選択

パワーポイント録画方法
録画する領域を選択し、ドラッグで指定
「録画」ボタンをクリック
3秒後に録画が開始されるので、録画したい業務を実施
録画終了後、動画がスライドに挿入されるので、必要に応じて説明文を追加し、保存

黄色の再生ボタンをクリックすると再生されます

この方法を活用すれば、引継ぎの際に業務の手順を分かりやすく伝えられ、口頭説明の不足を補うことができます。特に、業務の手順が複雑な場合や、繰り返し見直したい場合に非常に有効です。

まとめ

事務業務の引継ぎを円滑に進めるためには、単に口頭で伝えるだけでなく、視覚的に分かりやすい方法を取り入れることが重要です。パワーポイントの動画記録機能を活用すれば、業務の流れをそのまま記録し、後から見返すことができるため、効率的な引継ぎが可能になります。近年増加しているリモートワーカーへの業務共有方法としても有効な機能です。

引継ぎの負担を減らし、業務の継続性を高めるために、ぜひこの方法を活用してみてください。

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